В чому проблема? “Нічого не встигаю!” – Періодично з цією думкою стикається практично кожна людина. Ми щодня маємо справу з величезною кількістю завдань, роботою, особистими обов’язками та соціальними зобов’язаннями. Іноді здається, що дні пролітають, як вітер, а ми все одно не встигаємо зробити все, що запланували.
Яке рішення? Організація часу починається з розуміння цілей та розстановки пріоритетів. Визначте важливі завдання та встановіть для них конкретні терміни. Використовуйте методи планування, такі як щоденні списки справ, календарі та пріоритизацію. Уникайте багатозадачності та відволікаючих факторів, навчитеся делегувати завдання, якщо це можливо.
4 причини появи синдрому «білого кролика»
Поняття “синдром білого кролика” з’явилося завдяки герою казки Льюїса Керролла “Аліса в Країні чудес”. Дівчинка зустрічає білого кролика, який постійно кудись поспішає та каже, що спізнюється. Серед людей є такі самі «кролики». Їм завжди здається, що вони нічого не встигають. Такий стан називається синдромом “білого кролика”.
Цей синдром не офіційний, проте фахівці можуть виділити його симптоми та причини, пояснивши, чому людина нічого не встигає. Нижче подаємо основні:
- Гіпервідповідальність.
Дуже відповідальні люди часто відчувають синдром «білого кролика», оскільки намагаються встигнути виконати більше за короткий час. Вони не хочуть нікого підводити, тому «вичавлюють із себе всі соки». Як наслідок – постійне переживання через обмеженість у часі, хронічну тривогу з відчуттям, що не встигли зробити всі справи за день.
- Неуважність та відсутність дисципліни.
Є люди, які відчувають незручність через власну безладність. Важливо зауважити, що від цього вони не стають пунктуальнішими. Індивіди постійно переживають через своє невміння правильно розподіляти час. Ризик запізнитися не дає їм спокою. Таким чином, синдром “білого кролика” посилюється.
- Прагнення до досконалості.
Перфекціоністи дуже вимогливі до себе. Їм завжди здається, що вони можуть зробити ще більше та краще. Не вибачають своїх помилок та недоліків. Їм потрібен лише ідеальний результат, вони ставлять собі психологічні обмеження, при цьому жертвуючи особистим спокоєм і душевною гармонією.
- Безвідповідальність.
Ця якість протилежна перфекціонізму. Неможливість правильно розподіляти особистий час призводить до синдрому білого кролика. Виникають психологічні проблеми, складні життєві ситуації. Все це заважає особистісному зростанню та професійному розвитку.
9 помилок тайм-менеджменту
Час – величина постійна: 24 години на добу та 365 днів на рік. Ми ніяк не можемо вплинути на його кількість. Однак у наших силах навчитися правильно розподіляти свої можливості та енергію у певному періоді. Розберемо 10 помилок, яких припускаються люди, розпоряджаючись особистим часом:
Некоректна оцінка тимчасового періоду
Людині важливо чітко уявляти те, які справи потрібно зробити і скільки часу на це буде витрачено.
Дайте відповідь собі на запитання:
- скільки часу йде на приготування чаю чи кави;
- скільки годин витрачається на месенджери та соціальні мережі;
- як довго триває одна зустріч.
Зазвичай ми закладаємо на 20–30 % менше часу при плануванні справи, ніж насправді.
Ритм життя «Гасіння пожеж»
Люди часто заганяють себе “в кут”, крутяться “як білка в колесі”, іншими словами, живуть у ритмі “гасіння пожеж”. Що ж означають ці пожежі? Людина у житті орієнтується втричі основні області. Це здоров’я, кар’єра, кохання. Зазвичай він починає приділяти більше уваги якійсь одній сфері, де починаються проблеми. У цей момент вся «пожежа» з однієї ділянки перекидається на іншу, тому що всі вони залежать один від одного. Отже, необхідно уважно ставитись до всіх трьох областей, щоб жодна з них не «горіла».
Невірно розставлені пріоритети
Відповідно до принципу Паретто, 20% старань приносять 80% успіху. Куди ж направити цю четверту частину?
Фахівці рекомендують використовувати один простий спосіб, званий матрицею Ейзенхауера, який ґрунтується на значущості та терміновості.
Завдання є важливим, якщо воно:
- потрібна на вирішення ключових моментів;
- попереджає від справді серйозної загрози;
- веде до реального досягнення мети.
Значимість мети полягає в тому, що якщо її не буде досягнуто тут і зараз, далі – в ній вже немає сенсу.
Перш ніж почати виконувати якусь справу, слід з’ясувати, наскільки вона важлива чи термінова. Можна скористатися розстановкою пріоритетів за матрицею Ейзенхауера:
- термінові та важливі справи – виконувати негайно;
- нестрокові та важливі справи – добре було б запланувати;
- термінові та погані справи – можна делегувати комусь;
- нетермінові та неважливі справи – не варто виконувати зовсім.
Відстрочення справ
Поведінкою багатьох людей керує лінощі. Вони відкладають на потім усі справи і не виконують їх, доки не «притисне». Це стосується не тільки робочих моментів, але й життя в цілому. Існує чудовий метод – “справа на 5 хвилин”. Його сенс у тому, що необхідно витратити виконання справи хоча б п’ять хвилин. Таким чином, ви вже почали його виконувати, а продовживши обов’язково закінчіть!
Робота не з циркадних циклів
Кожен зауважував, що протягом робочого дня відбуваються піки та спади активності. Їх називають «циркадними» чи «біологічними». Необхідно виконувати найважливіші справи в піковий годинник своєї активності. Для кожного це різний час: ранок, день чи вечір. Люди самі розуміють, коли вони більш продуктивні. Тиждень також має свої ритми.
За статистикою, найпліднішим днем є вівторок. Використовуючи біологічні ритми, можна якісно використати свій час.
Відсутність перерв у роботі
Робота без перерв, бажання якнайшвидше зробити всі справи неминуче призведуть до постійної нервової напруги. Перерви здаються іноді недоречними під час інтенсивної діяльності. Можна сказати, що курцям пощастило, вони хоч якось відволікаються від своїх обов’язків протягом дня. Як же бути рештою?
Щогодини важливо робити перерви хоча б на п’ять хвилин. Просто видихнути, ні про що не думати, посидіти в тиші, нічого не роблячи.
Робити все самостійно
Багато хто говорить: “Якщо хочеш зробити добре – зроби це сам”. Однак за цим слідує хронічна втома та вигоряння. Невміння делегувати свої обов’язки призводить до фізичного та емоційного перевантаження. Це може відбуватися як у роботі, і у сім’ї. Вихід є! Потрібно навчитися передавати свої повноваження або використовувати матрицю Ейзенхауера.
Бажання зробити всі справи відразу
Є прийом у тайм-менеджменті – «з’їсти слона». Так висловлюються, коли намагаються зробити усі складні справи одразу. Зазвичай ці завдання навіть не починають або залишають незакінченими, тому що свідомість просто не розуміє, як їх виконувати.
Простий і ефективний спосіб впоратися – розділяти великі відносини на дрібні конкретні підробки. Чим вони менші, тим краще і зрозуміліше для свідомості та розуміння, як дійти результату.
Відсутність плану
Багато хто знає про користь планування, але не все це робить. Як наслідок, виконують велику кількість непотрібних справ. Так відбувається щодня, принцип поширюється і життя в цілому.
Вихід один – почати складати плани – щодня, тижня, як буде зручно.
6 корисних порад, щоб все встигати
Психологи дають кілька рекомендацій, як усе встигнути:
- Готуємось із вечора.
Для того, щоб зранку не витрачати багато часу на збори і нічого не забути, приготуйте все заздалегідь: одяг, документи, сумку. Також добре було б скласти список справ на наступний день. Так вам не потрібно буде тримати всі питання в голові, а значить, уночі ви добре виспитеся і наберетеся сили.
- П’ємо більше води.
Вживаючи рідину, ми не тільки вгамовуємо спрагу, а й щоразу даємо собі трохи відпочинку. На день необхідно випивати 30 мл води на кг ваги на день, тоді тіло буде підтягнутим, а розум – світлим.
- Позбавляємося хронофагів.
Дрібні справи забирають багато часу, який можна провести з користю. Вирішення проблеми – звичайний хронометраж. Один день записуйте всі справи, якими ви займаєтеся, та кількість витрачених на них хвилин та годин. Необхідно враховувати навіть незначні: вмивання або протирання пилу.
Так стане ясно, який час ви витрачаєте на корисні справи, а скільки часу проводите марно. Від просиджування в соціальних мережах чи телефоні теж краще відмовитися. Ці справи-хронофаги слід скоротити до мінімуму.
- Вчимося говорити ні.
Відмовтеся від понаднормової роботи, якщо розумієте, що не встигнете виконати всі справи, заплановані на день. Просто чемно скажіть ні, не пояснюючи причини. Це є ваше законне право. Бережіть свої сили та час.
- Упорядковуємо робоче місце та побут.
Як кажуть, бардак на столі – хаос у голові. Не допускайте безладу, в якому дуже складно знайти важливий документ або потрібні штани. Візьміть за звичку класти всі речі відразу на свої місця і не збирайте сміття.
- Заохочуємо себе.
Викресливши черговий пункт зі списку справ, похваліть себе, нагородіть відпочинком. Випийте філіжанку кави, подивіться у вікно, помилуйтеся природою.
10 книг про ефективний тайм-менеджмент
Люди роками освоюють техніку тайм-менеджменту, оскільки здатність планувати та розставляти пріоритети не дано від народження. Де ж брати інформацію, щоб навчитися раціонально використовувати час та збільшувати свою продуктивність?
Допоможе спеціальна література. Сьогодні у вільному доступі достатньо книг та підручників з тайм-менеджменту. Інша річ, що не всі вони є ефективними. Тому пропонуємо топ-10 найкорисніших посібників:
- “Качай продуктивність” . Книга-самовчитель російського автора Івана Абрамовського.
- «Як упорядкувати справи» . Девід Аллен розповідає про те, як працювати продуктивно та без стресу.
- “Тайм-драйв” . Посібник Гліба Архангельського про те, як встигати працювати та жити.
- «Вийди із зони комфорту» . Книга Брайана Трейсі з саморозвитку.
- «Працюй менше, встигай більше» . Автор Керрі Глінсон.
- “Не роби цього. Тайм-менеджмент для творчих людей» . Автор Дональд Ріс. Книга про творчий підхід до роботи та життя в цілому.
- «Метод Помідора» . Відома багатьом техніка керування часом від Франческо Чирілло.
- “Тайм менеджмент. Мистецтво планування та управління своїм часом та своїм життям» . Автор Джулія Моргенстерн.
- “Всі! Доводь до кінця» . Книга Джена Яргера про незакінчені справи.
- «Візуалізуйте роботу. Як виявити розкрадачів часу та оптимізувати процеси» . Автор Домініка Деграндіс.
Часті питання про ефективну організацію часів
Відповідаємо на популярні запитання.
Чому мені здається, що я нічого не встигаю?
Таке почуття виникає через неправильне розпорядження часом, невміння планувати та розставляти пріоритети.
Як гармонійно поєднувати роботу, особисте життя та хобі?
Важливо навчитися правильно визначати пріоритети та вибудовувати кордони, частіше відпочивати, робити щось приємне для себе, проводити час із сім’єю.
Які способи допоможуть навчитися керувати часом та справами?
У сучасному світі існує дуже багато різних технік, практик та інструкцій з управління часом – від банальних списків справ та календарів до різних комп’ютерних програм та додатків.
Постійна нестача часу, постійне почуття, що нічого не встигаєте в житті, можуть стати звичайним явищем, якщо не використовувати правильні методи самоорганізації. Тільки так можна вирішити проблему та стати більш продуктивними. Використовуйте наші рекомендації, тоді ви почнете контролювати свій час і життя в цілому, досягнете великих успіхів та отримаєте задоволення від процесу.
