Як ввічливо відмовити? Говорити ні – це не найприємніше заняття. Виникає страх образити співрозмовника та зіпсувати стосунки, або мучить почуття провини від того, що не зміг допомогти, навіть якщо на це були об’єктивні причини.
Чому потрібно? Проте навчитися відмовляти важливо. Від постійної згоди на незручні пропозиції чи прохання виникає внутрішній конфлікт, який може призвести до нервового зриву і навіть депресії.
Чому важливо вміти відмовляти
З відмовою у звичайному житті та у професійній сфері стикався кожен. І всі з власного досвіду знають, як сильно може впливати слово «ні» на людину, якій воно адресоване, тому важливо знати, як ввічливо та м’яко відмовити дитині чи близьким людям. Нерідко у разі відмови наслідки бувають такі: охолодження відносин, припинення ділового співробітництва. Навіть якщо розмова пройшла у коректній формі, все одно залишається неприємний осад.
В основі відмови завжди закладено розбіжність інтересів: одна сторона прагне щось отримати або пропонує щось зробити, а інша не погоджується на це. Будь-яке прохання, як і відмова, має певні причини. Що менше співрозмовник їх розуміє, то більша ймовірність, що спілкування матиме негативний посил.
Звісно, кожен із нас бажає уникнути такого сценарію, тому часто ми погоджуємося, навіть коли нам цього зовсім не хочеться. У цьому випадку ми постійно терпимо, відчуваємо роздратування, проте продовжуємо жити в дискомфорті, пригнічуючи справжні емоції та потреби. Усередині все протестує, але ми говоримо «так, звичайно», часом не знаючи, як чемно відмовити людині у проханні.
Чим більше ми зраджуємо самих себе, чим більше наші слова та дії суперечать тому, що у нас у думках, тим вищий рівень внутрішньої напруги. Не знаючи, як чемно відмовити у зустрічі, ми тішимо себе ілюзією, що, погоджуючись, нікого не ображаємо, але забуваємо про головне. Ми ображаємо себе. І це має гнітючі наслідки:
- Почуття провини та ненависть до себе.
- Злість на співрозмовника і, як наслідок, напруга, що зросла, у спілкуванні.
- Прагнення «бути хорошим» перетворюється на болісне «бути зручним», а оточуючі починають вміло цим користуватися, і не тому, що люди погані, а тому, що ви це дозволяєте (є такий негласний принцип: «Поки ти не кажеш мені ні, я говоритиму собі так»).
- Зрада себе . Не звертаючи уваги на власні почуття та імпульси, ми завдаємо удару по своїй цінності та внутрішній репутації, тому стає складно вірити в себе та довіряти собі.
- Коли ми довго зраджуємо себе, терпимо внутрішній дискомфорт, одного разу напруга досягає критичного кордону, і може статися зрив . Він може статися навіть через якусь нісенітницю, просто вона стане останньою краплею. І найнеприємніше те, що зрив, як правило, трапляється там, де ми відчуваємо себе в безпеці: поряд із дітьми, у сім’ї, з близькими людьми.
- Психосоматичні прояви. Якщо ми не вимовляємо “ні” ротом, тіло може відреагувати на це запаленою шкірою, болем у попереку або симптомами дихальної системи. Говорячи «так» там, де всередині все кричить «ні», ми ніби беремо в себе у борг, але віддавати такі кредити неминуче доводиться з відсотками.
- Ми багато втрачаємо: час, гроші, особисті стосунки . У ситуації, коли важко відмовити, можна довго не відповідати чи відповідати невиразно, уникати пригнічуючої розмови і тягнути час: і свій, і співрозмовника. Напруга стає сильнішою, що не може не позначитися на дружніх стосунках чи репутації ділової людини, тому важливо розуміти, як чемно відмовити другові чи колезі.
- З’являється відчуття, що «моє життя мені більше не належить» , а це прямий шлях до морального виснаження та апатії, втрати сил, адже, витративши все на інших людей, сам залишаєшся ні з чим (як правило, коли ми не вміємо ввічливо відмовити родичам , відносини з ними заходять у безвихідь).
Ось чому дуже важливо вміти відмовляти. І при цьому треба зберегти розуміння та теплі стосунки після того, як вимовлено слово «ні».
Важливо чітко розуміти:
- Ви не відкидаєте саму людину, а лише відхиляєте конкретне прохання від неї . Ви можете як і раніше добре ставитися до того, хто просить, а він — до вас.
- Як ввічливо відмовити у послузі? Вміння акуратно відмовити у проханні — це цілком адекватне та природне явище . Погодьтеся, що не всі прохання потрібно негайно задовольнити. Відмовляючи людині, ви не робите нічого поганого чи поганого. Ви і той, хто звертається з проханням, — окремі один від одного люди. І не варто страждати через те, що ви живете незалежно від потреб іншої людини.
- Часто буває, що ви переоцінюєте ступінь шкоди від своєї відмови (думаєте, що сильно образите того, хто просить або навіть зруйнуєте ваше спілкування). Як чемно відмовити, наприклад, начальнику? Багато в чому все залежить від конкретної ситуації, але в більшості випадків шкода, нанесена вами, буде невелика.
10 способів навчитися ввічливо відмовляти
Щоб викоренити в собі звичку завжди погоджуватися, дотримуйтесь цих 10 порад:
Вивчіть своє «ні»
Як ввічливо відмовити у реченні? Визначте пріоритети. Тому що якщо ви самі не усвідомлюєте, на що хочете витратити свій час, ви не зможете зрозуміти, на що ви витрачати своє життя не бажаєте. Щоб впевнено говорити ні, ви маєте усвідомлювати, що хочете відповідати саме так. Решта дій залежатиме від цього рішення.
Чітко поясніть причину відмови
Будьте відвертими та аргументуйте, чому ви говорите ні. Можливо, у вас мало вільного часу, ви хотіли поїхати на вихідні і т. д. Коли ваше «ні» не різке і тверде, то його набагато простіше зрозуміти і прийняти того, хто просить.
Наприклад, як чемно відмовити, коли просять позичити гроші:
- «У мене був дуже неприємний досвід, і з того часу я не позичаю грошей навіть найближчим. Це мій принцип».
Або як ввічливо відмовити у спілкуванні:
- «Дякую за запрошення піти з вами. Але ні, я останнім часом полюбила тихі домашні вечори, хочеться побути наодинці із собою».
Почніть відмову з подяки
Навіть відмову можна почати з чогось приємного: найчастіше ви раді, що до вас звернулися з проханням. Якщо навіть вам так не здається, все одно намагайтеся витиснути пару слів про те, як це здорово, що попросили саме вас. Як ввічливо відмовити у знижці? Пом’якшуйте негативну відповідь м’якими оборотами. Фрази «на жаль, я ніяк не зможу», «я б із задоволенням, але…» сприймаються нейтральніше та поважніше, ніж просто сухе «ні».
Але не варто переборщувати: вираз позитивного ставлення до прохання не повинен звучати пихато. Або як у сценарії історичного кіно: «Дякую вам, мій любий друже, за надання такої великої честі». Говоріть звичайною мовою. Наприклад, як чемно відмовити, але при цьому виявити повагу до запрошення: «Я б із задоволенням поїхала з вами у будній день — вихідні я завжди проводжу сім’єю та дітьми».
Не бійтеся упустити можливість
Як ввічливо відмовити у співпраці? Декому важко сказати ні через побоювання пропустити якийсь шанс. Однак, це неправильно. «Ні» треба сприймати як компроміс. Завжди пам’ятайте про це, відмовляючи: одночасно ви кажете «так» власним інтересам. Перед вами дві можливості, і ви просто обираєте себе.
Зберіть волю в кулак
Як ввічливо відмовити у знайомстві? Якщо ви з тих людей, які не вміють відмовляти, то вам справді буде складно сказати ні, особливо якщо вам зустрінеться настирлива людина. Причин такого безвідмовного поведінки безліч. Ви не можете вимовити “ні”, тому що боїтеся, що про вас погано подумають.
Можливо, вам ніяково, тому що ви не виправдали чиїхось надій. Можливо, ви побоюєтеся, що про вас погано говоритимуть. Всі ці негативні наслідки потрібно прийняти і не звертати на них уваги, щоб це не позначалося як ваше життя.
Використовуйте “принцип сендвіча”
Його суть полягає в тому, щоб негативна відповідь знаходилася всередині приємної «упаковки». Тобто розпочати та закінчити свою відповідь необхідно двома позитивними висловлюваннями, які здатні пом’якшити негативне відчуття від основної думки.
Наприклад, як чемно відмовити, перебуваючи у стосунках: «Дякую, що запросила мене до себе. Це шалено мені лестить. На жаль, я не можу приїхати цими вихідними. Але ми могли б зустрітися наступного тижня».
Ще один приклад: «Дякую вам за звернення до нашої компанії. Це дуже приємно. На жаль, ваш проект не повністю відповідає нашим вимогам. Але давайте обміняємося контактами, щоби продовжити співпрацю в майбутньому».
Не заміняйте слово «ні» двозначними висловлюваннями
Як чемно відмовити хлопцю? Деякі люди побоюються саме слова “ні”, тому уникають вимовляти його при відмові. Тоді на допомогу приходять такі слабкі фрази, як “я не думаю, що в мене вийде” або “я не впевнений”. Говорячи так, ви заганяєте себе в кут – співрозмовник розраховує, що за цією відповіддю ховається «так», варто лише трохи вас умовити.
Візьміть час для обмірковування
Навіть якщо вам відразу хочеться погодитись (або якщо у вас є сумніви), попросіть дати вам день на роздуми. Цього достатньо, щоб реально оцінити свою завантаженість та заглянути у свій робочий графік.
Можна скористатися такими фразами як шаблоном, щоб ввічливо відмовити дівчині (хлопцеві):
- «Я не готовий дати відповідь прямо зараз, потрібно уточнити плани».
- “Мені складно зараз зібратися з думками, я напишу, коли закінчу свої справи”.
- «Мені потрібно подумати/ я поки що точно не знаю/ не можу сказати прямо зараз».
Запропонуйте альтернативу
Так ви зможете дещо пом’якшити відмову. Як чемно відмовити найкращій подрузі: важливо позначати альтернативні варіанти тоді, коли ви дійсно готові і можете, а не просто відтягуєте неприємний момент:
- “У мене не вийде, але можу підказати сервіс, де тобі допоможуть”.
- «Я не можу сьогодні, давай перенесемо на другий день».
- «У мене зараз термінові завдання, але цей сайт тобі допоможе розібратися».
Тренуйтеся
Здатність говорити немає – це навичка, якій треба навчитися. Підберіть кілька простих ситуацій із мінімальним ризиком, на яких можна попрактикуватися. Наприклад, кажіть ні, коли хтось нав’язує вам непотрібну покупку, або підберіть слова, як чемно відмовити гостям.
Як прийняти відмову
Прийняти відмову, звісно, складніше, ніж відмовляти самому. Тут також потрібна певна майстерність і настрій, які дозволять з честю вийти із ситуації, що склалася, і зберегти приємні відносини. Щоб після відмови не почалася суперечка, в якій кожна зі сторін, перебиваючи одна одну, намагатиметься довести свою правоту, необхідно дотримуватися двох правил.
Спілкуйтеся у формі діалогу, поважаючи одне одного
Тільки так можна зрозуміти позицію співрозмовника та мотивацію його відмови. Чим більше подробиць ви дізнаєтеся про причину негативної відповіді, тим більше отримаєте шансів її обійти. Наприклад, під фразою «грошей немає» ваш начальник може мати на увазі не повну відсутність надії на фінансування на місяці вперед, а лише недостатнє опрацювання ідеї, якій потрібна матеріальна підтримка. Якщо ж змінити її відповідно до актуальної ситуації, гроші знайдуться. Це стосується всіх сфер життя.
До речі, не варто недооцінювати важливість питання «чому?». Багатьох так приголомшує відмову, що вони навіть не намагаються продовжити розмову. При цьому «Чому?», що вчасно прозвучало? допомагає відкрити неочевидні можливості і зробити відмову лише прохідним щаблем на шляху до найкращого результату.
Погляньте на ситуацію очима співрозмовника, але не переконуйте його в тому, що він не має рації
Завдяки такому підходу ви не тільки зможете краще зрозуміти причину відмови, а й продумаєте переконливу зустрічну аргументацію. Свої аргументи теж треба наводити, спираючись на користь і вигоду позитивного рішення для співрозмовника, це допоможе зрушити його думку з відмовою до згоди. Наприклад: Ти не міг би допомогти мені перевезти речі на дачу? А потім ми можемо зробити приємний пікнік на свіжому повітрі».
Якщо співрозмовник все ж таки стоїть на своєму, не намагайтеся його переконати і не ображайтеся. Намагайтеся прийняти його відмову і поставитися до нього шанобливо. Зрозумійте, що вона така сама вільна людина, як і ви, а тому має право сказати ні. Кожен може керуватися власними бажаннями та можливостями, у відмові немає наміру образити вас.
Часті питання про ввічливу відмову
Відповідаємо на популярні запитання.
Як ввічливо відмовити роботодавцю після співбесіди?
Ситуація, коли необхідно ввічливо відмовити після співбесіди, зазвичай не рідкість. Можете застосувати такі ввічливі фрази: «Я тверезо оцінила власні можливості і змушена відмовитися від вашої пропозиції, тому що мені не підходить озвучений графік роботи» або «Дякуємо за пропозицію, але, на жаль, ця вакансія мені не дуже підходить, це не те , що я шукаю зараз». Важливо спілкуватися у доброзичливій манері та бути чесним по відношенню до себе та до опонента.
Як чемно відмовити чоловікові у зустрічі?
Якщо ви маєте намір відмовити чоловікові, з яким сходили на одне побачення, у наступній зустрічі не варто ховатися, відключати телефон, скидати дзвінки та ігнорувати SMS. Це прикро і трохи жорстоко. Краще прямо пояснити, що зустріч була приємною, ви чудово провели час, але не хочете подальших стосунків, що цінуєте його увагу і хочете бути чесною з ним. Чоловік все зрозуміє правильно, адже ви теж могли йому не дуже сподобатися. Це нормально.
Як чемно відмовити клієнту в обслуговуванні?
Чемно відмовити клієнту в обслуговуванні, як правило, не найприємніша справа, але іноді це просто вимушений захід.
Ось кілька рекомендацій, як зробити це правильно:
- Поводьтеся ввічливо і професійно : не забувайте, що клієнт завжди правий, навіть якщо він не правий. Дотримуйтесь ділового тону та не створюйте конфліктних ситуацій.
- Поясніть прямо причину вашої відмови : будуйте аргументацію з точки зору користі для самого покупця, щоб виглядало не так, що ваш товар поганий, а так, що в його конкретному випадку потрібна інша річ.
- Запропонуйте альтернативу або порекомендуйте компанію , яка допоможе виконати роботу: це вважається виявом турботи та обов’язково згладить неприємне враження від відмови.
Незалежно від того, з якої сторони відмови ви знаходитесь, поважне спілкування та увага до інтересів співрозмовника стануть основними факторами, здатними пом’якшити ефект від негативної відповіді та дійти компромісу. Відмовляє, звичайно, один, але докласти зусиль, щоб зберегти позитивний настрій ділового спілкування, мають обидва співрозмовники. Слово “ні” зовсім не означає кінець спілкування, це початок конструктивного діалогу.
