Про що мова? Постановка цілей за SMART дозволяє не лише їх сформулювати, а й розбити на дрібні конкретні завдання, визначити план дій та контрольні точки для оцінки прогресу. Такий підхід забезпечує ясність, реалізованість та ефективність у досягненні бажаних результатів.
Де використовується? Технологія SMART застосовується в таких сферах діяльності, як управління проектами, бізнес-планування, особистий розвиток, освіта. Вона допомагає знизити можливість невдачі, підвищити досяжність поставлених цілей.
Що таке SMART-мети
SMART – спосіб виділення цілей в управлінні. Він дозволяє структурувати розпливчасті формулювання, перетворюючи їх у чіткий план для реалізації.
Цю систему описав Джордж Т. Доран, який до 1981 року вже закріпив статус професійного стратега у сфері планування. Його публікація вийшла під назвою «SMART – спосіб опису управлінських цілей та завдань».
Постановка цілей за системою SMART є ключем до розвитку та вдосконалення бізнес-процесів. З її допомогою вдається підвищити показники якості та грамотно розподілити сили співробітників. Дуже важливо враховувати наступний момент: планування цілей за SMART у робочих процесах веде до відмінних результатів; при этом1, дуже важливо розуміти, що побудова всього свого життя за цією системою підходить далеко не кожній людині.
Критерії SMART при постановці цілей
Назва системи є абревіатурою. Її розшифровка відображає характеристики грамотно сформульованої мети:
- S – specific ( конкретна );
- M – measurable ( вимірна );
- A – achievable або attainable ( досяжна );
- R – relevant ( актуальна );
- T – time bound ( обмежена в часі ).
Постановка цілей по SMART полягає у чіткому поданні підсумку, що враховує реальний стан поточних справ та можливостей. Для кращого розуміння проаналізуємо методику поетапно:
Конкретика
Займаючись постановкою мети, варто вибирати максимально чіткі тези. Проаналізуємо два варіанти:
- розширити бізнес у 2023 році;
- збільшити прибуток у 2023 році на 20%.
Чому перший приклад невдалий? Сформульована завдання немає конкретного шляху розв’язання і може мати на увазі цілу низку дій:
- популяризація бренду;
- автоматизація виробничих процесів;
- відкриття додаткових філій;
- вихід новий ринок;
- наймання більшої кількості співробітників.
Подібне завдання не передбачає оперативної дії. Адже спочатку доведеться обрати один із варіантів реалізації та розписати порядок дій. У разі мета сформульована як процесу ” розширення”. Дуже широкий спектр, немає чітких критеріїв, за якими буде визначено досягнення результату
Другий приклад відображає постановку цілей за SMART. Він містить конкретне завдання, що дозволяє сфокусуватися на напрямі бізнесу. Зокрема, на продажах та конкретному показнику збільшення прибутку.
Можливість точного виміру
Постановка цілей за методом SMART передбачає наявність точного показника, що допомагає оцінити виконану роботу. Це може бути числове чи фактичне значення, еквівалентне меті.
Приклад, який ми на початку позначили вдалим, звучав так: «Збільшити прибуток у 2023 році». Даний варіант дозволяє позначити напрямок діяльності, проте не дає уявлення про конкретні показники, необхідні для закриття мети. Його варто доповнити:
- домогтися комерційного прибутку, що становить 100 млн. рублів за 2023 рік;
- призвести до щомісячного підвищення прибутку на 25% за рахунок збільшення продажів;
- підвищити показник прибутку на 150% щодо даних минулого року за рахунок зниження собівартості.
Вимірюваність дозволяє виразити результативність діяльності у кількісному форматі. Це стане основою раціональної оцінки продуктивності. Адже завжди можна порахувати:
- скільки відсотків залишилося до виконання завдання;
- як багато вже зроблено;
- чи можна реалізувати завдання остаточно.
Постановка цілей за технологією SMART передбачає наявність вимірюваного результату. Він дає уявлення про діяльність, її продуктивність та необхідність удосконалення.
Досяжність
Описувана методика обов’язково ґрунтується на матеріальних та тимчасових ресурсах. Немає сенсу формулювати надмірно амбітну мету, яку не можна реалізувати. Наприклад, досягти приросту прибутку на 1000 % неможливо без кардинальних змін бізнесу. У результаті завдання зменшить настрій співробітників і не принесе користі.
Натомість нераціонально ставити найпростіші завдання, боятися заявити про себе. Так можна залишитися в тіні та пригальмувати розвиток. Вкрай важливо дотримуватися балансу.
Що робити для встановлення цілей по SMART? Для підготовки цього плану:
- вивчіть наявні відомості та випишіть на папір, подумайте, які ресурси для реалізації завдання вже є;
- відзначте точки зростання – показники, які на шляху до виконання мети можна покращити легко;
- оцініть перспективи розвитку даних під час роботи з наявними ресурсами;
- зафіксуйте результативний пік – параметри, які можна досягти за допомогою реальних та нових ресурсів.
Що називається ресурсом:
- фінанси;
- час;
- технічне оснащення;
- співробітники;
- корисні у роботі компетенції та вміння;
- бізнес-можливості (вигідне співробітництво, розширення ринку, успішні угоди).
Актуальність
Варто вибирати мету, яка принесе користь бізнесу, відповідатиме основному вектору зростання та початковій ідеї.
Для наочності:
- заданий вектор зростання – фінансовий;
- завдання – підвищення комерційного прибутку;
- формулювання актуальної та важливої мети: до кінця року отримати прибуток, що перевищує торішній на 50 %.
Альтернативним варіантом розшифрування R в SMART є слово “realictic” (реалістичний). По суті, вона дублює попередню умову – досяжність – і потребує врахування вихідних даних, ресурсів та перспектив зростання.
Обмеженість за часом
Можна продовжувати рухатися до мети необмежену кількість часу. Однак керувати цим процесом буде складно: не очевидно, наскільки ви наблизилися до завершення, незрозуміло, чи вистачить вам ресурсів і чи збільшувати темп.
Тому постановка цілей за методикою SMART змушує відразу позначити часові рамки. Таким чином, досягти конкретних і вимірюваних показників доведеться в конкретний термін.
Визначення часових рамок також потребує особливого підходу з огляду на критерії досяжності. Наприклад, мета заробити мільйон в одних і тих самих умовах може бути здійсненною або нездійсненною залежно від встановлених термінів:
- заробити мільйон на місяць, мабуть, неможливо;
- за два роки можливе за наявності певних ресурсів;
- за 20 років можна досягти з високою ймовірністю.
Переваги цілей за SMART
- Прозорість : критерії SMART сприяють виключенню непорозумінь та відповідають на всі питання у процесі формулювання цілей.
- Простота : методику можна освоїти лише один раз і використовувати її постійно.
- Зручність у застосуванні : система постановки завдань за SMART допомагає переносити амбітні цілі у практичне русло, розбиваючи їх на конкретні завдання та послідовно виконуючи їх. Завжди можна повернутися до попереднього етапу, щоб переконатися, що співробітник чітко розуміє, що від нього вимагається і як це зробити.
- Легкість у відстеженні результату: це досягається завдяки чітким формулюванням, зрозумілим KPI та встановленим термінам.
- Допомога в управлінні командою: розподіл завдань, мотивація та досягнення поставленої мети стають більш ефективними при використанні методики SMART.
- Підвищення мотивації : команда розуміє, у якому напрямі рухатися, які очікування встановлені і як можна досягти бажаних результатів.
Варто враховувати, що постановка цілей методології SMART не виключає істотних мінусів. Таким є людський чинник. Адже для роботи системи виключається будь-яка помилка.
Часті помилки при постановці цілей за SMART
- Нереалістичні бажання.
Іноді виникає така ситуація: начальник доручив менеджеру впорядкувати систему звітності з надією, що на виході вийде єдина система з можливістю доступу до даних за будь-який час з простими і наочними графіками. Однак фахівець просто відсортував файли за датами і помітив їх різними кольорами.
У цьому випадку не слід звинувачувати виконавця, тому що співробітники не завжди мають розуміння всіх деталей і не щоразу здатні відразу зрозуміти, що потрібно. Завдання керівника – пояснити те щоб кожен міг правильно усвідомити завдання. Це також стосується встановлення термінів та визначення необхідних інструментів для виконання доручення.
Для вирішення цієї проблеми можна використати відкриті питання, щоб уточнити очікування та забезпечити більш чітке розуміння мети.
- Невміння підлаштуватися під обставини.
У процесі довгострокового досягнення цілей неминуче виникають зміни у навколишньому середовищі та передумовах, які можуть вплинути на їхнє виконання. Наприклад, зміна стратегії компанії, поява додаткових ресурсів або їх скорочення, зміни в конкурентній обстановці тощо. Керівнику слід активно стежити за цими трансформаціями та гнучко адаптувати завдання, щоб вони залишалися актуальними та реалістичними. У деяких випадках ситуація може скластися настільки скрутною, що від деяких намірів доведеться відмовитися зовсім.
- Проблеми із стимулом.
Навіть якщо було проведено правильна постановка цілей за принципом SMART, співробітники можуть виникнути проблеми з мотивацією.
Наприклад, розглянемо ситуацію з відділом техпідтримки, який намагається отримувати більше позитивних відгуків від клієнтів. Незважаючи на чітко поставлену мету, співробітникам може бракувати внутрішньої мотивації. І тут можуть допомогти зовнішні стимули, такі як премії досягнення певних показників. Коли співробітники розуміють, що їхні зусилля винагороджуються, то працюють більш ефективно та прагнуть досягти цілей.
- Занадто масштабна ціль.
Іноді перед співробітником ставлять надто об’ємну мету. Щоб не відчути розчарування, краще відразу розділити її на дрібні завдання, розподіливши їх між членами колективу.
- Стислі часові рамки.
Перш ніж визначити чіткий період для досягнення мети, закладіть додатковий час на непередбачені обставини.
Допустимо, основна мета – запуск сайту інтернет-магазину. Вона передана групі розробників із 15 осіб. Їхній керівник небезпідставно виділяє на виконання пару місяців. Однак йому варто врахувати форс-мажорні ситуації. Наприклад, хвороби та звільнення, правки та помилки в коді. Таким чином, щоб надалі не виникло проблем, начальству краще залишити завдання ще кілька тижнів.
Покрокова інструкція постановки цілей за SMART
Традиційний метод застосування цієї методики у межах існуючої системи управління передбачає наступний порядок дій.
- Проведення дослідження компанії , її продуктів, ринку та активності конкурентів. Максимальне накопичення інформації сприяє точнішому визначенню завдань.
- Формулювання цілей . Виконується щодо виявлених у рамках дослідження проблемних областей та потенційних точок зростання.
- Визначення кількісних параметрів для цілей. Даний етап є ключовим у застосуванні методики та впливає на підсумкову ефективність (ККД).
- Перевірка цілей на відповідність SMART-критеріям . Слід гарантувати, що кожне завдання задовольняє п’ять базових принципів методики.
- Вибір виконавців . Невід’ємна частина процесу, навіть якщо цілі виставляються підприємствам загалом.
- Встановлення термінів виконання та контрольних точок . Має ключове значення. Моніторинг прогресу на проміжних етапах дає можливість коригувати план у разі потреби, посилювати роботу над відстаючими аспектами та вживати відповідних заходів для досягнення необхідних результатів.
- Фіксація угод . Може здійснюватися у різний спосіб, будь то оформлення письмових документів або використання сучасних онлайн-органайзерів, таких як Trello. Однак, як показує практика, онлайн-системи управління проектами найчастіше виявляються ефективнішими у підтримці організованості та контролю.
Приклади постановки цілей
Для покращення наочності та глибшого розуміння методики вивчимо кілька практичних прикладів постановки цілей за SMART у продажах та розглянемо типові помилки, які можуть виникнути при неправильному її застосуванні:
| Підвищити кількість продажів |
| Зібрати групу розробників, що складається з 50 осіб |
| Підняти ККД діяльності співробітника вдвічі |
Часті питання про постановку цілей по SMART
Відповідаємо на популярні запитання.
Чи є різниця між завданням та метою?
Постановка цілей та завдань з SMART поділяє ці поняття. Перше – це результат, якого ми плануємо досягти. А друге – конкретні дії, які потрібно вжити.
Щоб сформулювати мету, потрібно поставити запитання: «Що я хочу?». А для завдання потрібно запитати себе: “Що мені для цього потрібно?”. Терміни виконання можуть бути різні.
Що є постановка мети?
Це процес визначення конкретних та вимірних результатів, які допомагають уточнити напрямок та розділити великі завдання на більш керовані частини. Він має важливе значення, оскільки сприяє стимуляції мотивації, підвищує дисципліну, знижує рівень стресу та збільшує ймовірність досягнення бажаних результатів.
Чому SMART є оптимальною методикою для встановлення цілей?
Такий підхід відрізняється здатністю відстежувати прогрес у режимі реального часу, дозволяючи ефективніше керувати завданнями. У будь-який момент можна оцінити, наскільки фактичні результати відповідають плану, та вжити заходів для покращення процесу. Наприклад, проаналізувати, як збільшити обсяг продажів чи залучити більше клієнтів та лідів.
Дайте покрокову інструкцію до встановлення цілей за SMART.
Процес визначення мети включає кілька етапів, починаючи з виявлення поточних чи майбутніх потреб. Потім відбувається аналіз ресурсів, необхідні досягнення, з урахуванням системного підходу.
На заключній щаблі після ретельного виявлення всіх доступних можливостей мета конкретизується, визначається тимчасовий період її досягнення з використанням генетичного підходу. Він забезпечує більш глибоке та системне розуміння процесу постановки.
Методика SMART є однією з провідних стратегій сучасного менеджменту, що широко застосовується для постановки цілей і подальшого їх досягнення. Заснована на п’яти ключових умовах – конкретності, вимірності, досяжності, значущості та тимчасових рамках, вона знайшла широке застосування в бізнесі та організації командної роботи.
SMART-мети сприяють більш ефективному управлінню задачами та досягненню бажаних результатів. Ця методика стала невід’ємною частиною сучасної корпоративної практики.
