Часто зриваєте терміни виконання завдань та отримуєте наздоганяння від начальства? Тоді вам варто навчитися працювати із дедлайнами. Про те, що таке дедлайн у тайм-менеджменті, як його поставити та виконати, читайте у статті.
Що таке Дедлайн?
Дедлайн – це конкретний термін, до якого необхідно завершити вирішення поставленого завдання, щоб уникнути неприємних наслідків. Походить від англійської deadline, що в перекладі означає лінія смерті. Дедлайн – крайній термін, лінія, яку не можна переступити, а також один з критеріїв правильної постановки мети .
Дедлайн може бути пов’язаний із конкретною датою – жорсткий дедлайн. приклад: здати статтю до 28 жовтня. Або з настанням деякої події — гнучкий дедлайн. Приклад: завершити роботи в саду до перших заморозків. Зауважимо, що гнучкий дедлайн може дуже швидко та несподівано стати жорстким дедлайном.
Дедлайни зустрічаються у всіх сферах життя, наприклад:
- що таке дедлайни у навчанні – терміни складання курсових, рефератів, звітів, дати проведення іспитів, дата захисту диплома;
- що таке дедлайни у повсякденному житті – точна година ранкового підйому, час початку робочого дня, час сімейної вечері;
- що таке дедлайни у продажах – термін акції продажу товару за зниженою ціною спонукає клієнта швидко приймати рішення про покупку;
- що таке дедлайни у психології — проблема людини, пов’язана з виконанням справ в останній момент, так званий синдром дедлайну.
Як видно з прикладів, дедлайн задають чіткі рамки поведінки і можуть призводити до проблем. У той же час дедлайн як інструмент планування має низку переваг:
- чіткість;
- своєчасне отримання результатів;
- узгодження та координація спільних робіт;
- розподіл часу та зусиль на вирішення завдань ;
- підвищення продуктивності та ефективності професійної діяльності.
Дедлайн: як його поставити та виконати?
Дедлайни в особистому тайм-менеджменті — хороший спосіб вчасно завершувати виконання розпочатих справ і досягати поставленої мети, але за умови правильної постановки термінів. Основні правила:
- Фіксування дедлайну. Запишіть встановлений дедлайн у ваш план.
- Обґрунтованість дедлайну. Керуєтеся необхідністю виконати завдання та можливістю це зробити.
- Реалістичність дедлайну. Ставте реальний термін. Ви повинні мати уявлення, скільки часу потрібно для вирішення задачі. Якщо проблема виникла вперше, оцініть це, аналізуючи чужий досвід чи провівши свій власний експеримент.
- Поганий сценарій. Завжди орієнтуйтеся на найгірший варіант розвитку подій, тоді будь-який результат виявиться сприятливим.
- Запас міцності. Зважайте на те, що можуть виникнути форс-мажорні обставини. Експерти рекомендують виділяти на них приблизно 30% резерву часу та зусиль, щоб не зривати дедлайнів.
- Оцінка ризиків. Запишіть можливі причини зриву дедлайну та проаналізуйте, наскільки вони реальні, та як ви можете на них вплинути. Можливо, доведеться змінити встановлений дедлайн.
- Ефективність процесів. Дайте відповідь на запитання: чи можна оптимізувати рішення задачі і виконати її швидше?
- Опрацювання типової помилки тайм-менеджменту – виконання термінових завдань на шкоду важливим. Плануйте вирішення важливих завдань в одному ряду із терміновими та встановлюйте для них чіткі дедлайни.
Щоб ваші дедлайни не зривалися:
- плануючи дедлайн, одразу встановлюйте дату початку робіт;
- розбийте завдання на етапи та встановіть проміжні дедлайни;
- основний обсяг роботи плануйте на початок відведеного на її виконання періоду;
- не захоплюйтеся дрібними деталями, доки не виконана основна частина роботи.
Не варто жити за принципом — якщо плану немає, то він не зірветься. Потрібно просто будувати реальні плани, засновані на розумінні специфіки завдань і шляхів їх вирішення, що стоять перед вами, і встановлювати обґрунтовані дедлайни їх реалізації.
