Наприкінці робочого тижня почуваєтеся вичавленим? Постійно зайняті, але справи збираються, як снігова куля? Переживаєте за долю проекту і вам здається, що ви нічого не встигаєте? Час задуматися про делегування. Що це таке, які обов’язки можна делегувати, і як це правильно зробити — дізнаєтеся зі статті.
Що таке делегування?
Делегування – це передача начальником частини своїх функцій підлеглим. Розберемо на прикладі: вам, як керівнику відділу, поставили завдання створити презентацію для інвесторів. Ви відповідаєте за результат, але робити все самостійно – велика помилка. Розділіть обов’язки між співробітниками: комусь дайте провести аналіз та підготувати цифри, комусь намалювати інфографіку, третьому підготувати мову . Це і буде делегування: розбити процес на маленькі кроки, проставити дедлайни, проконтролювати виконання та заохотити команду за успішно виконану роботу.
Цілі делегування
- підвищення ефективності роботи;
- виявлення адміністративного потенціалу працівників;
- вивільнення часу керівника на вирішення управлінських завдань.
Нас не вчать, як делегувати завдання, а дарма. Навичка делегування необхідна як на роботі, а й у побуті. Наприклад, якщо ви відчуваєте, що перевантажені домашніми обов’язками, передайте частину партнеру або дорослим дітям. Не треба «тягнути» все на собі — це призведе до вигоряння та загострить кризи життя людини .
Які завдання можна делегувати?
- Рутинні обов’язки. Оформлення паперів, складання типових звітів, обдзвон «холодних» клієнтів – цим не повинен займатися керівник.
- Прості операції. Наприклад, якщо ви щотижня складаєте протокол для інших відділів, краще навчити цьому якогось підлеглого та зосередитись на більш важливих цілях.
- Завдання, які потребують компетенції. Делегування процедур, для вирішення яких у вас не вистачає навичок – правильний крок. Потрібно створити інстаграм компанії? Доручіть це колезі-блогеру.
- Додаткові завдання. Багато компаній працюють у режимі авралу. Якщо ваш відділ раптово «навісили» додаткові цілі — їх делегування стане правильним рішенням. Ви зможете зосередитись на основних функціях.
На багатьох підприємствах керівник повинен у будь-якому разі делегувати частину робочих процесів. Але не варто передавати співробітникам свої основні обов’язки та перекладати на них відповідальність за результати усієї команди.
Як впровадити делегування у робочий процес?
Використовуйте наступну схему, щоб зробити делегування звичною частиною професійної діяльності.
- Поєднуйте делегування з відповідною системою тайм-менеджменту. Наприклад, використовуйте метод Альпи у плануванні часу . Після того як ви виписали всі завдання на день, визначте ключові. Інші підлягають делегуванню: передайте їх підлеглим.
- Визначте рутину, що повторюється. Перші претенденти на делегування – операції, які повторюються регулярно. Якщо вашому відділу регулярно доводиться готувати презентації, поясніть завдання та передоручте його виконання та контроль конкретному фахівцю.
- Використовуйте делегування щодня. Регулярно перевіряйте свій розклад. На початку тижня та робочого дня складайте список планів та відповідайте на запитання «що з цього можна делегувати?». Це захистить вас від незначних цілей, що накопичуються.
Докладніше про ефективні засади планування ми вже писали у розділі « Коучинг ».
Чому делегування не дає результату?
Ви намагалися запровадити делегування, але воно не спрацювало? Можливо, ви зробили одну з цих 4 помилок:
- Чи не захотіли пояснювати. Щоб делегування принесло плоди, важливо, щоб працівник зрозумів, що від нього потрібно, і як цього досягти.
- Чи не поставили дедлайн. Делегування вимагає жорстких термінів із тимчасовим запасом для того, щоб перевірити якість виконання.
- Постійно втручалися у процес. Делегування звільняє керівнику час, але у тому разі, якщо він повністю зосередитися у своїх планах.
- Вибрали не того виконавця. Поступово розподіляйте завдання між підлеглими і заздалегідь переконайтеся, що в них вистачить часу та компетенцій для їх виконання – тоді делегування спрацює.
Ще одна можлива причина — ви не дотримувалися принципів делегування.
Принципи делегування
- Делегувати завдання можна лише своїм підлеглим. Не доручайте справи співробітникам інших підрозділів або колегам, які займають те саме місце в робочій ієрархії, що й ви.
- Делегування має конкретну мету. Наприклад: ви передаєте частину своїх обов’язків підлеглому, щоб зосередитись на підвищенні продажів.
- Делегування має бути зрозумілим та здійсненним. Переконайтеся, що виконавець має всі ресурси для виконання планів.
- Делегування не знімає відповідальність із управлінця. Якщо співробітник не впорався з дорученою справою — це ваша недоробка.
- Делегування та мотивація застосовуються спільно. Не можна просто «навісити» на співробітника додатковий десяток функцій: заохочуйте його за виконану роботу.
Делегування — навичка, важлива не лише для ТОП-менеджерів та директорів. Фрілансери, коучи, тренери, домогосподарки зроблять своє життя успішнішим і продуктивнішим, якщо оволодіють делегуванням. Записуйтесь на програму « Психологічне консультування та коучинг », на якій ви навчитеся делегувати завдання, а також керувати особистою ефективністю та освоїте престижну та затребувану професію коуча.
