Ви розпланували свій день: зустріч із клієнтом, переговори з партнером, відвідування виставки. Все розписано щогодини, але… Клієнт запізнився — довелося переносити переговори. Потім ви потрапили у затор і не встигли на виставку. Коротше все планування розвалилося. Щоб подібні обставини не порушували ваші плани, передбачте буферний період. Що це таке і як працює, ви дізнаєтесь зі статті.
Що таке розклад із буфером?
Розклад із буфером — це техніка планування розв’язання задач із виділенням проміжків часу, вільних від будь-яких справ. Такі проміжки часто називаються “зелені зони” або буферний час. По суті це резерви, які допомагають не збитися з робочого ритму у разі форс-мажорних або інших несподіваних обставин.
Як скласти розклад із буфером?
Щоб скласти розклад із буферними періодами, скористайтеся нескладними правилами:
- Визначте кількість буферних періодів та їх тривалість. Класичний тайм-менеджмент пропонує залишати у резерві 40% часу. За цим правилом для 8-годинного робочого дня буфет часу становитиме 3 години 12 хвилин. Коли ви почнете застосовувати розклад із буфером, то досвідченим шляхом з’ясуйте, скільки часу вам потрібно тримати в резерві.
- Вставте буферні періоди у денний план. Можна запланувати нетривалі резервні періоди протягом усього робочого дня, тоді у разі непередбачених обставин не доведеться сильно коригувати перелік завдань . Ви можете використовувати більш тривалі та рідше розташовані буферні інтервали.
- Варіанти використання буферних періодів. У разі непередбаченого порушення робочого плану “зелені зони” здатні врятувати ситуацію або звести порушення планів до мінімуму. Якщо виникла проблема, ви можете спробувати її вирішити за рахунок буферного періоду. Якщо все йде за планом, то буферний час можна використовувати для вирішення гнучких завдань (не прив’язаних до жорстких термінів виконання), а також для відпочинку хороша профілактика емоційного вигоряння .
Окрім щоденних резервів часу, ви можете запланувати буферний день. Це може бути один день на місяць, квартал або довший період, у який ви «закриватимете» завдання, що потребують вирішення, або відпочивати від поточних справ, щоб наступного дня з новими силами приступити до роботи.
