Матриця Ейзенхауера: вміння встановлювати пріоритети 📊

У вас бувають дні, коли справ безліч? Здається, що чим більше роботи виконуєш, тим більше її стає. А насамкінець з’ясовується, що десь вийшов провальний результат. Такий аврал у техніках раціонального використання часу назвали проблемою цілепокладання. Для його запобігання пропонується освоїти складання матриці Ейзенхауера.

Основи матриці Ейзенхауера

У другій половині 20 століття питаннями раціонального розподілу часу та ефективністю його використання зайнявся талановитий політик, президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Його розробки стали базою для створення матриці, яка має його ім’я.

Матриця Ейзенхауера – метод короткострокового планування, який ґрунтується на оцінці завдань за критеріями важливості та терміновості. Для вирішення довгострокових завдань він не підходить, а ось для досягнення повсякденних цілей показав себе чудово.

Матриця Ейзенхауера дозволяє:

• ефективно планувати виконання справ і керувати часом, уникаючи прокрастинації ;
• збільшити продуктивність діяльності та оптимізувати витрати ресурсів;
• позбутися роздратування через цейтнот і, як наслідок, розчарування в роботі.

Матриця Ейзенхауера виступає як один із інструментів раціонального управління часом, який дозволяє провести розстановку пріоритетів серед щоденних завдань. При постійному застосуванні забезпечує людині збільшення працездатності та збереження внутрішньої енергії. Така схема легка та зрозуміла у своєму використанні.

Як скласти матрицю справ Ейзенхауера?

Матриця Ейзенхауера будується в системі координат “важливе-термінове”: знизу вгору відкладається важливість справ, зліва направо – терміновість. Вона є квадрат, розділений на 4 сектори. Щодня у них необхідно вносити свої плани. Основними критеріями при вписуванні справ у матрицю Ейзенхауера є їх важливість та терміни виконання.

Нагальність завдання визначається тривалістю її актуальності за часом. Якщо завтра вирішення цього питання вже буде неважливим, то терміновість є першорядною. Значимість справ визначається з того, наскільки вирішення конкретної завдання має цінність задля досягнення кінцевої мети.

При розподілі важливих завдань по матриці Ейзенхауера необхідно відповісти на такі питання:  

1. Чи належить вона до сфери моїх цінностей?
2. Чи будуть негативні наслідки при невиконанні цього завдання?
3. Наскільки серйозні наслідки будуть у разі порушення дедлайну?

Приклад матриці Ейзенхауера та розподілу за нею справ

Мета складання матриці Ейзенхауера у цьому, що дозволяє визначити точну черговість завдань і розставити пріоритети у справах, оцінивши їх важливість у довгостроковій перспективі розвитку. Так виходить наочна картина того, що необхідно зробити, а що можна відкласти за часом або делегувати.

Як раціонально розставляти завдання по матриці Ейзенхауера:

1. Складайте перелік справ напередодні увечері.
2. Передбачте місце у кожному секторі, щоб протягом дня була можливість доповнити список.
3. Починати розподіл справ потрібно з перенесення незавершених завдань.
4. Спочатку всі завдання необхідно фіксувати на одному аркуші, а потім розподіляти за категоріями матриці Ейзенхауера.
5. Оптимально залишати не більше 8 пунктів у кожному секторі.
6. Складайте матриці Ейзенхауера окремо для роботи та особистого життя.

Призначення та впровадження матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера може допомогти, якщо:

• відчуваєте труднощі із визначенням першочерговості завдання;
• необхідно навчитися оптимально розподіляти час;
• відчуваєте власний потенціал у роботі, але не знаєте, як виявити точки зростання ;
• зловживаєте відкладанням справ «на потім».

При впровадженні матриці методу Ейзенхауера необхідно дотримуватись правил:

1. Не засмічуйте день другорядними справами.
2. Слідкуйте за порядком на місці, де ви працюєте, введіть систему зберігання документів.
3. Завдання високої вологості намагайтеся вирішити до обіду, коли спостерігається висока працездатність.
4. Позбавляйтеся зайвого фанатизму у справах.

Психологічне консультування та коучинг