Час є обмеженим ресурсом, до того ж непоправним. Через його нераціональне використання падає продуктивність у роботі, з’являється невдоволення собою, пропадає мотивація до подальшого розвитку.
Щоб такого не відбувалося, необхідно навчитися керувати тимчасовим ресурсом, правильно планувати свій графік та контролювати ефективність одержаних результатів. Відмінним помічником може стати метод «Альпи». Він не складний у застосуванні, але при цьому поєднує кращі розробки тайм-менеджменту.
Метод Альпи: що таке, і хто його створив?
Метод «Альпи» був розроблений німецьким фахівцем у галузі тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом. Він об’єднав сильні сторони різних програм розрахунку часу та трудовитрат, додав власні ідеї. Результатом став алгоритм складання порядку дня, який дозволяє не тільки продуктивно підійти до виконання роботи, а й врахувати особисті потреби, мінімізувати втому та стрес.
Назва методу утворилася від німецького ALPEN, що є мнемонічною абревіатурою:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren – переписати завдання, доручення, заплановані події;
- Länge schätzen – Визначити тривалість;
- Pufferzeiten einplanen – передбачити тимчасовий запас;
- Entscheidungen treffen – вирішити питання про виконання;
- Nachkontrolle – контроль виконаного.
Переваги методу «Альпи» у плануванні справ перед звичайним розкладом:
- дозволяє виділяти найважливіші справи та концентруватися на них;
- дає можливість ефективно розпоряджатися робочим часом, об’єднувати групи схожі завдання;
- зменшує кількість марних перерв у роботі;
- позбавляє внутрішньої напруги, забудькуватості і підвищує самодисципліну;
- передбачає проведення аналізу виконаної роботи, підтримує впевненість у власній успішності, що є найкращою мотивацією до подальших дій.
Як планувати час за методом Альпи?
Метод Альпи досить простий і зрозумілий для практики. На складання щоденного плану достатньо 15 хвилин, а економія робочого дня при його використанні може становити до 20%. Він добре себе показав як за короткострокового, так і довгострокового планування. Головне — правильно оцінити пріоритетність завдань та навчитися делегувати частину обов’язків.
Алгоритм використання методу Альпи для планування часу складається з 5 етапів:
- Складаємо розклад справ на день.
- Оцінюємо витрати часу для кожного завдання.
- Створюємо резерв часу.
- Скорочуємо час, відведений до виконання завдань.
- Підбиття підсумків наприкінці робочого дня.
Поради, як можна досягти кращого результату у плануванні дня:
- план справ завжди варто складати письмово, тому що від завдань, що тримаються в голові, легко відмовитися;
- не можна забувати про відпочинок, зміну виду діяльності, щоб робота приносила задоволення;
- переписуйте плани, підлаштовуючись під зміни в робочому розпорядку, не бійтеся гнучкого графіка, за якого можна скоригувати під нові умови за 10-15 хвилин;
- плануйте складніші справи першу половину дня;
- дрібні, не надто важливі завдання варто згрупувати та фіксувати у плані у вигляді блоку або вставляти їх у перерву;
- Зважайте на те, що протягом дня або тижня навантаження розподіляється нерівномірно.
Приклад практичного використання методу Альпи
- використовуючи інструменти тайм-менеджменту, такі як матриця Ейзенхауера або АВС-аналіз, розставляємо пріоритети завдань;
- виділяємо ті завдання, рішення яких можна делегувати чи відкласти тимчасово;
- скорочуємо за задачами, що залишилися, нормативи часу;
| 40 хв. | |
| 60 хв. | |
| 90 хв. | Делегуємо виконання |
| 20 хв. | Відкладаємо на завтра |
| 90 хв. | |
| 80 хв. | |
| 60 хв. | |
| 40 хв. | |
| 8:00 |
| D
Неважливі та нетермінові справи. Можна відкласти, доручити чи не виконувати Завдання 4 Завдання 8 |
Метод «Альпи» базується як на інструментах тайм-менеджменту, а й у знаннях психології. Строго складений план надає впевненості та звільняє голову від безладних думок та зайвої тривожності. При його застосуванні людина працює без зайвого стресу, контролює робочий процес, бачить свої досягнення.
З іншими інструментами тайм-менеджменту ви можете ознайомитись на нашій програмі навчання « Психологічне консультування у коучінгу ». На ній розглядаються різні техніки та методи, які допомагають збільшити власну продуктивність і швидше досягти поставленої мети.
