Делегування завдань: етапи і правила 📝

Що це таке? Делегування — це повна або часткова передача поточних завдань і повноважень від однієї людини до іншої (частіше від керівника до підлеглого) для їх вирішення з метою ефективнішого використання часу та ресурсів. Принцип делегування дозволяє начальнику звільнитися від рутинної роботи та зайнятися стратегічним розвитком бізнесу. Грамотне та своєчасне делегування дозволяє гармонійно зростати співробітникам та вивільняє ресурси керівника.

 

Що врахувати? Делегувати, виявляється, вміють не всі. Є страх, що людина, яка отримала завдання, не впорається, не вкладеться в строки, припуститься помилок. Потрібно довіряти людям та допомагати у процесі роботи, а ще мотивувати, щоб вони намагалися. Делегування можна навчитися, починаючи з передачі простих завдань, поступово ускладнюючи їх.

Суть делегування завдань

Делегування завдань – це передача частини функцій та обов’язків начальника своїм співробітникам. Використовується для оптимізації роботи та досягнення певних цілей організації.

Наприклад, менеджер чекає на засідання з партнерами. Їм слід показати майбутні результати проекту. Щоб відобразити коротку розповідь, керівник продумує зміст презентації, а оформлення залишає на розсуд співробітників. Персонал займається розробкою, а він готується до переговорів.

Якось обсяг завдань керівника стає йому непосильним. Деякі відмовляються від подальшого зростання та розвитку компанії, а інші наймають співробітників та успішно їм делегують завдання та повноваження.

Той менеджер, який все робить сам, витрачає свій особистий час на роботу та стратегічні завдання. Тим часом його бізнес втрачає можливий прибуток і не розвивається. Він багато працює та втомлюється, але може й перегоріти, бо не бачить результату від вкладених зусиль.

Менеджер, який займається тематичною рекламою, спрямовує та веде вісім рекламних кампаній на місяць – це верхня межа прибутку. Він може працювати у вихідні, але значного збільшення обороту не вийде, і колись він видихнеться.

Якщо делегувати деякі завдання підлеглим, вони вчаться, а згодом зможуть вирішувати завдання складніше. У час, що звільнився, керівник працює над зростанням бізнесу. Його компанія розвивається та стає прибутковою.

Менеджер може найняти двох нових співробітників. Він передбачить час з їхньої навчання, організує лише шість рекламних кампаній на місяць, а новачки можуть провести три рекламні компанії. За місяць менеджер та його помічники могли б організувати до 12 кампаній замість восьми та заробити більше грошей.

У міру зростання навичок новачків це число збільшуватиметься, що дозволить менеджеру розподілити час на пошук потенційних споживачів або запровадження додаткового обслуговування. Допустимо, вони можуть найняти маркетолога та дизайнера, щоб пропонувати клієнтам розробку продуктів напрокат.

 

Користь від делегування завдань

Які переваги делегування:

• Вивільняється час . Наприклад, у вас працює людина, яка відповідає за таку стратегію, як напрямок розвитку продукту, цілі команди, оптимізація процесів та збільшення прибутку. Однак якщо він годинами збиратиме дані для звітів або відвідуватиме наради з колегами, у нього не вистачить ресурсів на вирішення ключових питань. Делегування дозволяє зосередитись на більш корисній роботі. Це також позбавить від вигоряння та стану, що негативно впливає на здоров’я.
• Розкриває потенціал спеціаліста . Нове завдання допоможе розкрити таланти, які не використовувалися у повсякденних завданнях. Наприклад, з’ясовується, що людина — чудовий оратор і може легко захистити будь-яку ідею. Або він вміє структурувати інформацію та створювати класні презентації.
• Мотивує команду . Колеги ділять завдання, отже вони довіряють один одному і хочуть розвиватися. Підвищення відповідальності це ще й можливість кар’єрного зростання. Люди відчувають, що їх цінують і готові приймати нові виклики.
• Підтримує робочий процес . Припустимо, керівник групи робив усе наодинці і ні з ким не ділився своїми знаннями. Потім він занедужує, і робота зупиняється. Команда не знає, де лежать потрібні файли та що говорити клієнту. Якщо начальник розподіляє деяку роботу між членами команди, вони можуть будь-якої миті підтримати його. Наприклад, він швидко пояснить колегам із відповідного відділу, на якій стадії знаходиться проект.

Етапи делегування завдань

Процедура передачі відбувається за такими етапами:

Визначте завдання або функцію та докладно опишіть у вигляді покрокового алгоритму дій щодо виконання

Існують різні рівні та види делегування повноважень та розподілу завдань:

• невеликі доручення , на які не вистачає часу, наприклад, замовлення обідів або заповнення електронної таблиці Excel;
• завдання , які співробітник несе пряму відповідальність і одночасно розвивається: наприклад, збір інформації про ринок або проведення прийомів;
• вузькопрофільні завдання для відповідей на яких у керівника не вистачає експертних знань: припустимо, веб-аналіз або SMM від імені компанії;
• представницькі дії : коли керівник передає повноваження співробітникам за відсутності.

Виберіть виконавця

Як зрозуміти, що ви можете делегувати частину своїх повноважень одній людині:

• він уже справлявся зі схожим завданням;
• він безпосередньо зацікавлений у виконанні роботи та в результаті;
• оцінює свої сили : якщо знаєте, що робота над завданням займе не менше місяця, не варто давати його тому, хто каже, що впорається за один тиждень;
• Завдання складна або стомлива , що з нею впорається лише ця людина (оскільки вона найбільш скрупульозна, відповідальна і акуратна).

Якщо ці підказки викликають сумніви, делегування завдань керівником варто віддати іншим співробітникам.

Наприклад, ви керуєте відділом внутрішнього тестування. Спочатку ви делегували працівникам локальні завдання з аналітики та збору відгуків від тих, хто пройшов тренінги. Зараз ви вирішили делегувати розробку усієї концепції навчання. Це важке завдання, з ним не кожен впорається. Однак її можна подрібнити на невеликі рівні, визначити терміни і щотижня обговорювати перебіг процесу. Залучіть до роботи ще когось, якщо буде в цьому потреба.

Передайте завдання

Якщо працівник досвідчений і зустрічався з подібними завданнями, може пояснити їх коротше. Краще, звісно, ​​приготувати повне ТЗ із термінами, результатами. Після пояснення попросіть співробітника детально повторити алгоритм виконання, щоб звіритися з тим, наскільки повно та докладно ваш співробітник прийняв від вас інформацію. А потім перевірте, чи все правильно зроблено.

Проконтролюйте виконання

Для цього можна проводити регулярні зустрічі по ходу процесу або лише радитись, якщо є причина для дискусії.

Для делегування та управління завданнями корисно застосовувати такі засоби, як CRM, Trello, Jira чи Notion. Можна одразу дізнатися, хто наскільки зайнятий, хто не встигає чи, навпаки, хто вільний і може продовжити. Маленькі команди можуть легко розподіляти великі завдання: підключати до одного завдання одразу кілька співробітників або розбити на етапи та давати кожному окреме завдання.

Правила делегування завдань

Типи, складність та обсяг завдань, а також порядок їх делегування у всіх різні. Проте є кілька загальних правил:

• розподіляйте завдання так, щоб у виконавців було достатньо ресурсів для їх виконання;
• чітко призначте терміни та визначте проміжні та підсумкові результати;
• делегуйте повноваження, піднімаючи складність та обсяг поступово, щоб працівникові вистачило досвіду та компетенцій;
• не перевантажуйте одного співробітника за рахунок іншого, навіть якщо він робить утричі більше роботи;
• якщо працівник не справляється, допоможіть йому, але не критикуйте і не усувайте від роботи за першої невдачі;
• складні та одноманітні завдання розподіляйте між кількома співробітниками;
• обговорюйте завдання на всіх етапах та вислуховуйте підлеглих про проблеми, пов’язані з роботою; 
• Запитуйте у працівників їхню думку про те, як вони бачать виконання даної роботи і які у них є пропозиції та побажання.

Завдання, які не варто делегувати

• Розробляти стратегію розвитку

Делегування завдань, які задають вектор розвитку продукту чи команди, це передача контролю іншим. Краще довірити відповідальній особі право ставити цілі, визначати пріоритети команди та погоджувати бюджет проекту. У той самий час можна давати команді дрібніші подзадачи, вони допоможуть швидше приймати рішення. Наприклад, попросіть колег підготувати аналіз минулого року або поділитися відгуками про завершені проекти.

• Наймання та звільнення співробітників

Не всі в колективі знають вимоги до кандидата та можуть контролювати кошти компанії. Крім того, розмір зарплати зазвичай є конфіденційною інформацією в організаціях, і доступ до неї мають лише менеджер з найму та керівник.

Однак досвідчений розробник або менеджер продукту може брати участь у співбесіді разом з керівником, щоб перевірити навички кандидата та розповісти про нюанси роботи.

• Вирішувати проблеми відділу

Команда та продукт – це відповідальність керівника. Якщо на якомусь етапі відбувається збій, співробітник зриває терміни чи конфліктує, саме він має вирішувати ці проблеми. Керівник не може скинути це на колег. В іншому випадку лідер ризикує втратити повагу команди та втратити контроль над ситуацією.

Чотири способи навчитися делегувати завдання

Як делегувати:

• Правило делегування в менеджменті: чим раніше, тим краще . Від менеджера очікують, що він вирішуватиме управлінські завдання, організуючи роботу співробітників на додаток до своїх основних завдань, тобто того, в чому він експерт, що виходить найкраще.

• Делегуючи повноваження підлеглим, потрібно поступово знижувати контроль та заохочувати їхню самостійність . Немає сенсу у постановці завдань делегування, якщо керівник постійно контролює виконання та перебуває на зв’язку 24 години на добу, навіть у відпустці.
• Тренуйтеся на побутових завданнях . Наприклад, найміть прибиральницю та дивіться, яку віддачу ви отримаєте. Дехто із задоволенням скинеться на прибирання та наведення порядку, не дізнаючись, що на них чекає наприкінці. Інші турбуватимуться через кожну переставлену чашку. Можливо, так само людина поводитиметься зі своєю командою, якщо вона делегує їй виробничі завдання.
• Якщо керівник відчуває занепокоєння за бажання делегування завдань, йому потрібно з’ясувати причину і звернутися по допомогу . Якщо це пов’язано з нерозумінням того, як відбувається процес, допоможе наставник. Якщо причина глибша — невпевненість у собі чи паніка, то допоможе прийде психотерапевт.

Генеральному директору, який створив бізнес із нуля, буває важко відійти від деяких функцій, навіть коли ресурси досягли межі. Впоратися з проблемою допоможе прийнятий за наймом особистий помічник, який візьме на себе невеликі рутинні завдання. Складні завдання можна передати більш надійній людині, наприклад, діловому партнеру або співробітнику, що працює в організації із самого початку.

Які помилки заважають делегувати завдання?

Делегування керівником завдань співробітникам не так просто. Існують хибні переконання, які не дають людям опанувати цей засіб.

Грамотне делегування завдань дозволяє добре їх виконувати, брати нові та з’ясувати справжній потенціал своїх працівників. Набагато вигідніше наймати на роботу фахівця з прокаченими професійними навичками, ніж у керівника. Завдання керівника: управління та організація

Завдання контролює той, хто відповідає за результат, але керівник продовжує наглядати. У двох людей разом виходить більше контролю за ситуацією, ніж у одного.

Делегування завдань та повноважень — один із ключів ефективного управління в компанії чи колективі. При правильному делегуванні менеджери можуть досягти кращих результатів і підвищити продуктивність праці, позбавивши себе необхідності виконувати передану роботу самостійно.

Але багато керівників відмовляються від цього процесу, побоюючись втратити управління та погано виконати роботу. Важливо розуміти, що делегування повноважень — це передача не просто завдань, а й відповідальності за їхнє виконання.